Mặt khác, để tạo mối quan hệ gần gũi giữa chính quyền với người dân, ngày 8-12-2016, UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 4974/UBND-KGVX về việc thực hiện gửi thư chúc mừng, thư chia buồn và thư xin lỗi đến tổ chức, người dân. Theo đó, bắt đầu từ ngày 1-1-2017, các sở, ngành, địa phương có trách nhiệm triển khai thực hiện việc gửi thư chúc mừng, thư chia buồn và thư xin lỗi trong các sự kiện gắn liền với đời sống người dân nhằm tạo mối quan hệ gần gũi và gắn kết hơn nữa giữa chính quyền với người dân, thể hiện sự quan tâm, chia sẻ của chính quyền đối với đời sống của Nhân dân, góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền, cán bộ, công chức, viên chức gần gũi, thân thiện và phục vụ Nhân dân... Vậy kết quả thực hiện ra sao?.
Có thể nói, đến nay, tất cả các sở, ngành, địa phương trên địa bàn tỉnh đã và đang triển khai thực hiện nghiêm túc theo đúng tinh thần chỉ đạo của UBND tỉnh. Theo thống kê, tính đến gần cuối tháng 3-2017 đối với các sở, ngành đã thực hiện 1 thư xin lỗi do có 1 hồ sơ giải quyết trễ hẹn (Kho bạc nhà nước tỉnh). Các sở, ban, ngành còn lại không có hồ sơ giải quyết trễ hẹn, do đó không có thư xin lỗi theo quy định. Đối với UBND các huyện, thành phố, các xã, phường, thị trấn đã thực hiện 2.040 thư chúc mừng, thư xin lỗi và thư chia buồn đối với người dân trên địa bàn. Trong số này, Thuận Bắc đã thực hiện tổng số 195 thư. Trong đó, ngoài UBND huyện có 3 thư chúc mừng kết hôn và 192 thư chúc mừng, thư chia buồn của UBND các xã. Ninh Hải đã thực hiện tổng số 343 thư, trong đó, chủ yếu cấp xã có 339 thư, gồm 70 thư chúc mừng kết hôn, 211 thư chúc mừng sinh con; 58 thư chia buồn người thân. Thực hiện cao nhất là huyện Ninh Phước với 1.133 thư. Trong đó, có 70 thư chúc mừng của UBND huyện và 1.063 thư của UBND các xã, gồm 277 thư chúc mừng kết hôn, 649 thư chúc mừng sinh con, 133 thư chia buồn người thân bị mất, 4 thư xin lỗi do giải quyết hồ sơ trễ hẹn. Các huyện như Thuận Nam đã thực hiện 60 thư; Ninh Sơn đã thực hiện 236; Bác Ái thực hiện 72... Tuy mới chỉ là bước đầu nhưng đã tạo nên hiệu ứng tích cực cả về phía chính quyền và người dân. Trong những thư kể trên, ngoài nội dung chính, còn thể hiện nội dung phụ ở phía sau thư. Đơn cử như với trường hợp chúc mừng đăng ký kết hôn, sẽ có những lời dặn dò về tổ chức lễ cưới; đối với thư chúc mừng sinh con, sẽ nhắn nhủ những việc nên và không nên khi chăm sóc trẻ sơ sinh… Đối với thư chia buồn, nhắn nhủ những điều cần lưu ý trong việc tổ chức lễ tang... Có thể nói, từ những lá thư này góp phần giúp người dân có thêm hiểu biết để thực hiện tốt chính sách pháp luật của Nhà nước và tạo mối quan hệ thân thiện giữa chính quyền với người dân. Lãnh đạo một số địa phương cho biết, với cách làm nêu trên bước đầu mang lại hiệu quả đáng kể. Người dân rất vui vẻ khi được nhận thư chúc mừng trong những dịp gia đình có việc hỷ như sinh con, cưới xin… Còn khi gia đình gặp chuyện không vui như tang gia, bà con nhận thư chia buồn thì chúng tôi thấy rằng giữa cán bộ và người dân bắt đầu trở nên thân thiện nhau hơn, dễ chia sẻ những vấn đề còn khuất tất mà có thể trước đây cán bộ giải quyết chưa thấu đáo... Đối với người dân lại tỏ ra rất phấn chấn khi nhận được những thư chúc mừng hay chia buồn và cảm nhận chung là đều có cảm giác như thân thiện hơn với chính quyền, nhất là khi đến chính quyền địa phương để làm thủ tục hành chính...
Với cách làm đã nêu, rõ ràng hiệu quả lớn nhất chính là nhận được sự đồng tình, ủng hộ của người dân, đồng thời thể hiện trách nhiệm của cơ quan hành chính vì Nhân dân phục vụ, phát huy quyền làm chủ của Nhân dân trong việc tham gia xây dựng chính quyền, nâng cao nhận thức vai trò, trách nhiệm của cán bộ công chức với tư cách là công bộc của dân… Đây là một trong những biện pháp để cải thiện hiệu quả Chỉ số Hiệu quả Quản trị và Hành chính công cấp tỉnh (PAPI) thông qua xây dựng hình ảnh cán bộ công chức gần gũi, thân thiện với người dân. Trong năm 2017 này, tỉnh sẽ không ngừng cải cách và nỗ lực để vươn lên đứng trong top 30 tỉnh đứng đầu cả nước về chỉ số phục vụ người dân như đã kỳ vọng.
TD