Đồng thời, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước (HCNN) là một nhiệm vụ quan trọng trong quá trình cải cách TTHC. Với tầm quan trọng đó, UBND tỉnh đầu tư kinh phí đảm bảo ISO hàng năm để hỗ trợ các cơ quan HCNN triển khai xây dựng và áp dụng ISO, giao Sở Khoa học và Công nghệ làm đầu mối triển khai và giám sát thực hiện theo Quyết định số 488/QĐ-UBND ngày 4-3-2015 của UBND tỉnh về việc thành lập lại Tổ ISO hành chính tỉnh Ninh Thuận.
Hướng dẫn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện Bác Ái
Tính đến cuối năm 2015, trên địa bàn tỉnh có 111 cơ quan, đơn vị được triển khai áp dụng và đã thực hiện tự công bố theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5-3-2014 của Thủ tướng Chính phủ. Trong đó, có 1 văn phòng Tỉnh ủy; 40 cơ quan, đơn vị hành chính; 27 cơ quan theo hệ thống ngành dọc và 43 xã, phường, thị trấn. Đến nay, 100% các cơ quan HCNN của tỉnh thuộc đối tượng bắt buộc phải xây dựng và áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 đã thực hiện niêm yết công khai bộ TTHC, bảng tự công bố theo Quyết định số 19 của Thủ tướng Chính phủ, bao gồm: UBND tỉnh và các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, UBND huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, các Chi cục thuộc các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh. Hỗ trợ Công an tỉnh tập huấn nhận thức chung về HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 cho cán bộ, chiến sĩ trực tiếp giải quyết TTHC thuộc Phòng Bảo vệ chính trị (xuất nhập cảnh) và Công an các huyện, thành phố.
Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan hành chính đã góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành được các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học, tạo điều kiện cho từng CB, CC, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả. Qua đó, đã tạo điều kiện thuận lợi, đơn giải hóa quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc của doanh nghiệp, cơ sở, công dân. Đồng thời, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của CB, CC khi giải quyết các TTHC cho tổ chức, cá nhân. Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một cách nền nếp, quy củ. Ngoài ra, việc thực hiện HTQLCL còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, đội ngũ CB, CC, VC. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc nội bộ có hiệu quả hơn nhờ thiết lập được cơ chế giải quyết công việc rành mạch, rõ ràng và thống nhất, nhất là xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo và CB, CC trong quy trình xử lý công việc; làm rõ hơn ranh giới trách nhiệm và các mối quan hệ giữa các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cả đối với bên ngoài. Qua việc thực hiện các quy trình, các cơ quan đã cơ bản rút ngắn được thời gian trong xem xét, giải quyết yêu cầu của công dân, tổ chức, giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm soát được toàn bộ quá trình xử lý công việc, nắm rõ công việc ai đang làm và có đúng tiến độ hay không, hạn chế được cách thức giải quyết công việc tùy theo chủ quan của CB, CC. Qua đó, lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của CB, CC, làm căn cứ cho công tác thi đua, khen thưởng một cách công bằng, khách quan.
Sự kết hợp giữa HTQLCL với cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC tại các sở, ban, ngành đã từng bước đáp ứng được mục tiêu cải cách TTHC, nâng cao hiệu quả trong áp dụng ISO của ngành, đơn vị; tạo điều kiện để người dân cùng giám sát CB, CC, giám sát các TTHC có được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hay không, từ đó kiến nghị sửa đổi, chỉnh lý các văn bản quy phạm pháp luật cho phù hợp với tình hình thực tế.
Tuy nhiên, việc triển khai áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế. Một số lãnh đạo cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm, nhận thức chưa thấu đáo nên chưa phát huy hết hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL; chưa chỉ đạo kịp thời trong công tác rà soát TTHC theo văn bản hiện hành, trình UBND tỉnh phê duyệt nên việc chỉnh sửa, bổ sung các quy trình theo hệ thống ISO chưa được thường xuyên, nhất là các đơn vị giải quyết số lượng TTHC nhiều. Các chuyên gia đánh giá nội bộ của các cơ quan được đào tạo trong thời gian ngắn nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc cải tiến quy trình hệ thống. Tình hình nhân sự thường xuyên luân chuyển, những cán bộ được đào tạo, am hiểu HTQLCL điều chuyển đến vị trí công tác khác, do đó trong quá trình triển khai áp dụng gặp nhiều khó khăn. Một số cơ quan, đơn vị lúng túng, bị động trong việc duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, khi hệ thống văn bản pháp luật thay đổi, các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng thay đổi, gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện. Vì vậy, hiệu quả áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của một số đơn vị chưa cao.
Trong thời gian tới, để tiếp tục triển khai Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5-3-2014 của Thủ tướng Chính phủ có hiệu quả, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tập trung thực hiện các nhiệm vụ: Kịp thời tham mưu Sở Khoa học và Công nghệ trình UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn hoạt động xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; theo dõi, hướng dẫn các đơn vị đã thực hiện áp dụng, duy trì và cải tiến có hiệu quả HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; duy trì tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn; đảm bảo phát huy hiệu quả của công cụ ISO, cùng với ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng một nền hành chính hiện đại, đáp ứng mục tiêu cải cách TTHC đối với các cơ quan đã xây dựng HTQLCL.
Sự thành công của việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của mỗi cơ quan HCNN chủ yếu được quyết định bởi sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo các cấp, ý chí quyết tâm của lãnh đạo cơ quan, sự nhận thức đúng đắn về HTQLCL của lãnh đạo và cán bộ trong đơn vị. Việc xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 có thành công hay không phụ thuộc chủ yếu vào vai trò của người lãnh đạo cao nhất của cơ quan HCNN.
Nguyễn Đình Nhựt