Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19-10-2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ; trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăg ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp này được sử dụng HĐĐT trên Cổng của Tổng cục Thuế; trường hợp sử HĐĐT phải trả tiền dịch vụ thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký thông qua ứng dụng của doanh nghiệp cung cấp giải pháp HĐĐT.
Hướng dẫn lập Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Trường hợp Đăng ký mới thì đánh dấu vào ô “Đăng ký mới”
Trường hợp Thay đổi thông tin thì đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin”
Đối với trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn: Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT do đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập HĐĐT, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận giữa các bên.
Mã số thuế (*)
Tên người nộp thuế (*)
Mã cơ quan thuế quản lý (*)
Cơ quan Thuế quản lý (*)
Người liên hệ (*)
Điện thoại liên hệ (*)
Địa chỉ liên hệ (*)
Thư điện tử (*)
Lưu ý: (*) Nhập thông tin theo đúng thông tin ghi tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhân đăng ký hợp tác xã; nhập thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp; ghi đúng tên người liên hệ, địa chỉ, thư điện tử (địa chỉ có thể khác so với địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiêp).
Bước 1: Lựa chọn hình thức hóa đơn tại điểm “1. Hình thức hóa đơn”
Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì đánh dấu vào ô: Có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế thì đánh dấu vào ô: Không có mã của cơ quan thuế; trường hợp có nhiều hoạt động kinh doanh và đăng ký sử dụng cả 2 loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì đánh dấu vào cả 2 ô: Có mã của cơ quan thuế và Không có mã của cơ quan thuế.
Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi dữ liệu HĐĐT tại điểm “2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử”
- Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Trường hợp này sử dụng HĐĐT trên Cổng của Tổng cục Thuế):
+ Đánh dấu vào ô: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
+ Đánh dấu vào ô: Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
- Trường hợp sử HĐĐT không có mã của cơ quan thuế:
+ Đánh dấu vào ô: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp đáp ứng quy định tại Khoản 4 Điều 12 và điểm b1 Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì đánh dấu vào ô Chuyển dữ liệu HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế.
+ Đánh dấu vào ô: Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đối với các trường hợp không chuyển dữ liệu HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế thì đánh dấu vào ô: Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Bước 3: Lựa chọn Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT tại điểm “3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử”
Bước 3 chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế - Các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không thực hiện bước 3 này.
- Đánh dấu vào ô: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn – đối với trường hợp không áp dụng gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp.
- Đánh dấu vào ô: Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT - áp dụng đối với các trường hợp nêu tại điểm a1 Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gồm các trường hợp: Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán; bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
Bước 4: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng tại điểm “4. Loại hóa đơn sử dụng”
- Đánh dấu vào ô: “Hóa đơn giá trị gia tăng” nếu là tổ chức khai thuế giái trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Đánh dấu vào ô: “Hóa đơn bán hàng” nếu là tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp; tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
- Đánh dấu vào ô: “Hóa đơn điện tử bán tài sản công” nếu tổ chức sử dụng hóa đơn để bán các tài sản: Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước); Tài sản kết cấu hạ tầng; Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp; Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước; Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền; Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
- Đánh dấu vào ô: “Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia” nếu là các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
- Đánh dấu vào ô: “Các loại hóa đơn khác” nếu là doanh nghiệp có sử dụng: Tem, vé, thẻ, Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
- Đánh dấu vào ô: “Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn” nếu doanh nghiệp có sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Bước 5: Khai báo thông tin Danh sách chứng thư số sử dụng tại điểm “5. Danh sách chứng thư số sử dụng”
- Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh kê khai chứng thư số của mình;
- Trường hợp có ủy nhiệm lập hóa đơn thì các bên kê khai chứng thư số của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (được ủy nhiệm lập hóa đơn).
Bước 6: Khai báo thông tin Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn tại điểm “6. Đăng kỳ sử dụng hóa đơn”
Bước 6 này chỉ áp dụng đối với các trường hợp có ủy nhiệm lập HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Các trường hợp không ủy nhiệm lập HĐĐT thì không thực hiện bước 6 này.
Bước 7: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký số tên người nộp thuế.
Thanh Phong